Muitos profissionais de secretariado também executam a tarefa de cuidar da guarda de documentos de seus executivos, de seus setores e até mesmo da sua empresa. Realizar esta tarefa pode não ser uma função fácil: exige tempo, espaço físico, conhecimento de legislação, de procedimentos de guarda documental, entre outros. Sem falar nisso tudo, ainda existe o descaso por parte de muitas empresas em relação aos seus documentos. Normalmente, o que vemos é aquela sala do “arquivo morto” (esse termo não existe) cheia de umidade, cupins, baratas, aaafffff…

Assim, nos vemos na missão de no mínimo tentar melhorar a gestão de documentos e arquivos na nossa empresa e para isto, a MICROFILMAGEM pode ser uma boa alternativa, principalmente para o gerenciamento de documentos antigos, mas que não podem ser descartados.

A microfilmagem é um procedimento reconhecido pela lei LEI Nº 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 (DECRETO No 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996) FELIPE: FAVOR DEIXAR OS LINKS ATIVOS que permite que você transforme seus originais em microfilme e os descarte sem problemas.

Esse método é muito adotado por bancos na microfilmagem de cheques. Imagine se os bancos tivessem que guardar todos os originais de cheques emitidos no Brasil por um período de cerca de 75 anos? Muito papel e estrutura para guarda seriam necessários. Ao invés disso, os bancos fazem a microfilmagem destes documentos e descartam o cheque em papel. Quando uma cópia deste cheque é necessária, é feita uma revelação desse microfilme e pronto!!!

Se na sua empresa existe uma grande quantidade de documentos a ser arquivada por um longo período de tempo – como documentos trabalhistas e tributários, por exemplo – o microfilme pode ser a solução.

Em uma busca rápida na internet você pode encontrar diversas empresas que prestam esse tipo de serviço, além da guarda e revelação dos seus microfilmes.

E então você me pergunta: mas eu não posso digitalizar (escanear) meus documentos e jogar fora os originais? Cuidado! Nem sempre isso é possível…

Dependendo do tipo de documento, a legislação obriga pessoas físicas e jurídicas a guardarem seus arquivos por determinados períodos. O não cumprimento desta lei pode inclusive, gerar processos judiciais. Em breve faremos um post aqui no blog sobre estes prazos, ok?

Bem…é isso…espero que essa dica possa ajudar você a reviver seu “arquivo morto” (na verdade, o nome é intermediário ou permanente, dependendo do caso)…

Sucesso!!!

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