Certo dia estava em minha sala quando meu chefe chegou com a cara de poucos amigos, mas com um leve sorriso no rosto e disse: “- Mabel, por causa de você, quase tive que dormir na casinha do cachorro esta noite…”. Assustada, perguntei o porquê e ele me falou que era porque eu havia esquecido de avisá-lo que era seu aniversário de casamento. Então, sua esposa ficou muito brava, mas depois o perdoou quando ele a convidou para jantar em um belo restaurante. Fiquei um pouco constrangida com a situação (apesar de ter achado um pouco engraçada também), mas depois expliquei a ele que eu não havia avisado, pois não sabia da data já que ele não tinha me passado.

            LIÇÃO: neste caso, podemos verificar o quão importante é termos uma agenda sempre atualizada, não só com os compromissos do executivo, mas também com contas a pagar e a receber (se for uma atribuição da secretária), aniversários de clientes, funcionários e fornecedores mais próximos, além de datas importantes como inaugurações, solenidades, feiras e outros e eventos particulares inclusive, pois, além de tratarmos da vida corporativa do executivo, muitas vezes também nos ocupamos com atividades pessoais do mesmo, mas de que certa forma, estão estreitamente ligadas à rotina da empresa, como por exemplo, o conflito de datas de uma reunião e uma consulta médica do mesmo. Hoje temos muitos recursos disponíveis para estes lembretes, que vão desde alertas em celular até agendas informatizadas com recursos sonoros e visuais, o que facilita os registros destas datas que podem ser organizadas através de um cadastro atualizado de clientes internos, externos e também de datas particulares da chefia. Lembre-se sempre que a dinâmica da rotina do executivo nem sempre permite que ele se recorde de todas estas datas e é nestes momentos que o profissional de secretariado se faz presente, para mantê-lo alerta sobre estes acontecimentos.

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