Dentro do ambiente de trabalho e no ambiente domiciliar uma coisa que surge muito são papéis. A documentação do dia a dia dentro do ambiente corporativo, e a papelada que aparecem em casa, como contas, recibos, etc, é algo que se você não sabe organizar documentos pode virar um caos.

Com isso, saber a forma correta de manter esses papéis em ordem é essencial para encontrar o que precisa, manter tudo arrumado e se livrar do que não precisa mais. Sendo assim, separamos algumas dicas práticas para te ajudar a organizar documentos, tanto no trabalho quanto na vida.

  • Categorize por cores e etiquetas os diferentes tipos de documentos

Independente de qual seja o espaço que você tenha para guardar documentos, gavetas, caixas, arquivos ou pastas, a organização por cores facilita visualmente a organização. Você pode começar criando categorias com cores diferentes de acordo com o que faz mais sentido. Use etiqueta e divisórias também para separar cada categoria, e se for necessário subcategorias, para facilitar a localização de cada documento.

  • Deixe separado e à vista convites sobre eventos futuros

O arquivo, apesar de ter fácil acesso, não deve ser misturado com papéis que serão usados em breve, como contas a pagar, convites de eventos, ou informativos que serão necessários para algo importante. Você deve ter outro lugar para organizar esses papéis e tarefas que devem ser cumpridas em determinados dias. Uma boa dica no caso das contas, é ter um controle digital, das contas que precisam ser pagas, datas de eventos e compromissos importantes, etc. É como se fosse um arquivo temporário, depois de passar a data, você passa para o outro arquivo ou joga fora.

  • Crie um sistema de triagem através de categorias mais inteligentes

Saber organizar documentos leva tempo, principalmente se a empresa for do tipo que gera um fluxo de papéis grande. Nesse caso, você deve ter uma sessão de triagem para arquivos temporários, como citado a cima, ou de documentação pendente, algo que ainda precise ser resolvido. Mas arquivo temporário não quer dizer deixar um monte de papel amontoado e misturado. Crie categorias inteligentes, como “resolver esta semana”, “pagar”, “ler”, “arquivar” etc.

  • Organiza as contas em 3 categorias

Tanto em casa como no trabalho, as contas devem passar por uma triagem quando chegam. Devem ser arquivadas no arquivo do ano depois de pagas, devem ser divididas por meses, e em um arquivo definitivo quando o ano termina. O definitivo nesse caso, pode ser guardada por pelo menos 5 anos, dependendo do tipo de conta de que se trata, depois disso, podem ser descartadas.

  • Jogue fora

Muitas das vezes ficamos com dó ou temos medo de jogar algo fora, isso porque achamos que iremos precisar disso depois. Uma dica simples e eficiente para organizar documentos, é se livrar dos excessos. Mande a papelada inútil para a reciclagem e tudo o que for desnecessário. Ter um triturador pode ser importante para o caso de arquivos e documentos que sejam confidenciais.

  • Tenha um local específico para guardar a papelada

É importante sempre manter um local específico e próprio para organizar documentos, colocar a papelada, etc. Essa é a melhor forma de não ter que ficar procurando papéis e documentos em vários locais separados. Reúna todos em apenas um local, tanto os documentos físicos quanto digitais.

Em empresas grandes, é comum ter um setor de arquivo, ou arquivo bem maior, como uma sala por exemplo. Por isso, é importante saber organizar documentos da maneira correta, no caso de uma auditoria do Governo, saber onde os documentos fiscais estão para encontra-los é importante e evita transtornos.

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